Wielu biegłych rewidentów i firm audytorskich traktuje kontrolę PANA jako wydarzenie, które rozpoczyna się dopiero w momencie otrzymania zawiadomienia. W praktyce przygotowania powinny zacząć się znacznie wcześniej – już w chwili publikacji listy podmiotów objętych planem kontroli.
To istotne, ponieważ publikowana lista nie zawiera harmonogramu kontroli. Firma wie więc, że kontrola nastąpi, ale nie zna jej dokładnej daty.
Najczęściej dopiero doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli pozwala określić ramy czasowe. Od tego momentu kontrola rozpoczyna się pomiędzy 7. a 30. dniem od skutecznego doręczenia. I właśnie wtedy okazuje się, że czasu na organizację bywa znacznie mniej, niż początkowo się wydaje.
Dlatego dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie własnej „checklisty kontrolnej”.
Pierwszym krokiem powinna być weryfikacja danych znajdujących się na liście firm audytorskich. To pozornie drobne kwestie, które jednak są analizowane podczas kontroli:
- adres siedziby,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane osób współpracujących z firmą.
Praktyka pokazuje, że firmy często zapominają o aktualizacji tych informacji, a niezgodności bywają później wskazywane przez kontrolerów.
Szczególną uwagę warto zwrócić na adres poczty elektronicznej.
Dla wielu małych i jednoosobowych firm jest to jedno z największych ryzyk proceduralnych. Doręczenie zawiadomienia przez PANA następuje bowiem poprzez wysłanie wiadomości na adres wskazany przez firmę audytorską. W praktyce oznacza to, że nieobecność właściciela czy urlop nie wstrzymują biegu terminów.
W jednoosobowych firmach bywa to szczególnie problematyczne, gdy jedynie właściciel obsługuje służbową skrzynkę mailową.
Dlatego w przypadku planowanej nieobecności osób decyzyjnych warto wcześniej poinformować dział kontroli Agencji.
Kontrola PANA nie zaczyna się więc od pierwszego telefonu czy spotkania online. Zaczyna się znacznie wcześniej – od właściwej organizacji i świadomości ryzyk proceduralnych.