Coroczna publikacja planów kontrolnych przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA) niezmiennie budzi spore emocje w środowisku biegłych rewidentów. Obecność firmy audytorskiej w harmonogramie nie jest jednak dziełem przypadku ani ślepego losu. To efekt zaawansowanej analityki danych, w której kluczową rolę odgrywa ocena ryzyka oraz sygnały płynące bezpośrednio z rynku.
Podstawowym kryterium wyboru jest okres, jaki upłynął od ostatniej weryfikacji. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy o biegłych rewidentach (dalej: u.b.r.), a konkretniej z art. 106 u.b.r.
Powyższy przepis jednoznacznie wskazuje, iż firmy audytorskie badające sprawozdania finansowe dużych podmiotów z sektora JZP (np. banki, ubezpieczyciele, spółki giełdowe) muszą przygotować się na kontrolę co najmniej raz na 3 lata. Z kolei w przypadku firm prowadzących standardowe badania ustawowe dla sektora MŚP, kontrola musi odbyć się co najmniej raz na 6 lat.
Jeśli Twoja firma zbliża się do tego ustawowego limitu, szanse na wpisanie do rocznego planu kontroli drastycznie rosną – niezależnie od tego, jak bezpieczny profil działalności prowadzisz.
Poza sztywnymi ramami czasowymi, PANA wykorzystuje zaawansowany system oceny ryzyka bazujący na corocznych sprawozdaniach przekazywanych przez firmy audytorskie. Niektóre działania Agencja traktuje jako pewnego rodzaju anomalie, które mogą przyczynić się do zwiększenia częstotliwości kontroli.
1. Koncentracja przychodów a ryzyko braku niezależności
Jednym z najważniejszych wskaźników jest struktura przychodów firmy audytorskiej. Jeśli znaczna część przychodów firmy pochodzi od jednego klienta lub powiązanej grupy kapitałowej, dla PANA jest to ewidentny sygnał ostrzegawczy. Powstaje uzasadnione ryzyko tzw. zagrożenia interesem własnym lub uzależnieniem ekonomicznym. Biegły rewident, obawiając się utraty kluczowego źródła finansowania, może być mniej skłonny do stawiania trudnych pytań lub zgłaszania istotnych zastrzeżeń w opinii.
2. Gwałtowny wzrost liczby klientów
Drugim czynnikiem, który wpływa na podwyższone ryzyko jest skokowy wzrost liczby obsługiwanych podmiotów w krótkim czasie. Z biznesowego punktu widzenia to sukces, jednak z perspektywy nadzoru rodzi to fundamentalne pytanie: czy za dynamicznym przyrostem liczby klientów poszło odpowiednie zwiększenie zasobów ludzkich i godzinowych? Jeśli liczba etatów lub zaangażowanych kluczowych biegłych rewidentów pozostała bez zmian, PANA zakłada ryzyko tzw. „masowości” badań, co bezpośrednio przekłada się na drastyczny spadek ich jakości.
3. Specyfika branżowa
Obsługa podmiotów z sektorów podwyższonego ryzyka, np. rynek kryptowalut, deweloperzy w trudnej sytuacji płynnościowej, spółki w trakcie restrukturyzacji.
4. Atestacja ESG
Badanie raportów niefinansowych i sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, które jako stosunkowo nowy obszar podlega szczególnej uwadze nadzorcy.
5. Dysproporcja zasobów
Sytuacje, w których na jednego kluczowego biegłego rewidenta przypada nierealna do rzetelnego wykonania liczba skomplikowanych procedur badawczych w trakcie tzw. „szczytu bilansowego”.
Powyższe zachowania w sposób szczególny wpływają na częstotliwość kontroli w firmach audytorskich oraz zwracają uwagę PANA. Warto pamiętać, że plan kontroli nie jest dokumentem zamkniętym raz na zawsze. Agencja posiada uprawnienia do wszczynania kontroli doraźnych poza oficjalnym harmonogramem, co wynika z art. 124 u.b.r.
Impulsem do podjęcia przez PANA działań są najczęściej informacje pochodzące ze źródeł zewnętrznych, które wskazują na możliwość wystąpienia nieprawidłowości.
Przykładowo są to:
1. Doniesienia od sygnalistów
Istotnym źródłem informacji są anonimowe lub imienne zgłoszenia dotyczące potencjalnych nieprawidłowości w pracy firm audytorskich, takich jak fałszowanie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji roboczej, antydatowanie procedur, pomijanie wymaganych czynności czy ignorowanie oczywistych sygnałów wskazujących na występowanie nadużyć w badanych spółkach.
2. Współpraca z KNF i organami ścigania
PANA może otrzymywać informacje o potencjalnych nieprawidłowościach od innych instytucji publicznych, w szczególności Komisji Nadzoru Finansowego, Giełdy Papierów Wartościowych czy prokuratury.
3. Głośne zawirowania rynkowe
Szczególną uwagę mogą zwracać nagłe upadłości, poważne problemy finansowe lub skandale gospodarcze dotyczące spółek, które krótko wcześniej otrzymały od audytora opinię bez zastrzeżeń. Tego rodzaju sytuacje mogą skłonić PANA do szczegółowej weryfikacji dokumentacji oraz oceny, czy biegły rewident właściwie zidentyfikował i ocenił ryzyka związane z badaną jednostką. Szczególnie istotne może być wówczas ustalenie, czy w momencie wydawania opinii istniały już przesłanki wskazujące na problemy z kontynuacją działalności lub inne istotne zagrożenia, które powinny zostać odpowiednio uwzględnione w toku badania
Znalezienie się w planie kontroli nie powinno być powodem do paniki, lecz impulsem do wdrożenia stosownych procedur. Od momentu doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, czynności mogą ruszyć w terminie od 7 do 30 dni, co wynika z art. 48 ustawy Prawo przedsiębiorców.
W tym kluczowym okienku czasowym firma audytorska powinna przede wszystkim zweryfikować działanie Systemu Zarządzania Jakością (SZJ). Inspektorzy PANA w pierwszej kolejności badają procedury wewnętrzne i to, czy są one realnie stosowane, a nie tylko „skopiowane na papierze”. W dalszej kolejności kluczowe pozostaje uporządkowanie dokumentacji elektronicznej, ponieważ zgodnie z oficjalnymi procedurami kontrolnymi PANA, Agencja kładzie ogromny nacisk na poprawność i kompletność plików roboczych. Chaos w strukturze przesyłanych dokumentów (np. nieuporządkowane archiwa .zip czy .7z) to najgorszy możliwy początek relacji z kontrolerami.
System typowania podmiotów do kontroli przez PANA staje się z roku na rok coraz bardziej szczelny i precyzyjny. Transparentność struktury przychodów, dbałość o realną niezależność oraz regularne audyty własnego Systemu Zarządzania Jakością to jedyna skuteczna tarcza obronna.
Zamiast obawiać się algorytmów Agencji, warto wykorzystać je jako checklistę do wewnętrznego zarządzania ryzykiem w codziennej praktyce audytorskiej. Takie podejście pozwala lepiej przygotować się na ewentualną kontrolę i sprawia, że każda kolejna kontrola PANA nie musi być źródłem niepotrzebnego stresu, lecz naturalnym elementem zapewniania wysokiej jakości usług audytorskich.
Jeżeli Państwa organizacja szykuje się do kontroli PANA lub jest w jej trakcie, zachęcamy do kontaktu.