Wykrycie błędu w księgach rachunkowych nie zawsze oznacza konieczność składania czynnego żalu. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jakiego rodzaju nieprawidłowość wystąpiła, jaki wywołała skutek oraz czy może prowadzić do odpowiedzialności karnej skarbowej. Dopiero wtedy można zdecydować, czy wystarczy korekta ksiąg lub deklaracji, czy potrzebne są dalsze działania. Podstawowe znaczenie ma art. 25 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepis ten określa sposób poprawiania błędów w zapisach księgowych. Jeżeli błąd został ujawniony po zamknięciu miesiąca albo księgi są prowadzone przy użyciu komputera, korekta powinna zostać dokonana poprzez wprowadzenie do ksiąg dowodu zawierającego odpowiednie zapisy korygujące.
Sama korekta ksiąg nie rozstrzyga jednak kwestii odpowiedzialności karnej skarbowej. Jeżeli nieprawidłowy zapis doprowadził np. do zaniżenia zobowiązania podatkowego albo nierzetelnego prowadzenia księgi, należy dodatkowo przeanalizować przepisy Kodeksu karnego skarbowego.
Znaczenie ma również art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Co do zasady odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za nadzór, ponosi kierownik jednostki. Powierzenie określonych obowiązków księgowemu lub biuru rachunkowemu nie oznacza więc automatycznego przeniesienia całej odpowiedzialności.
Jeżeli błąd wpłynął na rozliczenie podatku, należy sprawdzić możliwość złożenia korekty deklaracji. Podatnik może, co do zasady, skorygować wcześniej złożoną deklarację. Korekta następuje przez złożenie deklaracji korygującej.
W prawie karnym skarbowym szczególne znaczenie ma art. 16a KKS. Zgodnie z tym przepisem sprawca czynu zabronionego dotyczącego złożenia deklaracji lub przesłania księgi nie podlega karze, jeżeli po popełnieniu czynu złoży prawnie skuteczną korektę deklaracji lub księgi. Jeżeli doszło do uszczuplenia należności publicznoprawnej, konieczne jest również jej uiszczenie w wymaganym terminie. Art. 16a KKS nie ma jednak zastosowania w każdym przypadku. Ochrona nie obejmuje sytuacji, w której przed złożeniem korekty wszczęto postępowanie przygotowawcze dotyczące danego czynu albo czyn został ujawniony w toku takiego postępowania.
Czynny żal polega na zawiadomieniu organu powołanego do ścigania o popełnieniu czynu zabronionego i ujawnieniu jego istotnych okoliczności, w szczególności osób współdziałających przy jego popełnieniu. Nie należy jednak składać czynnego żalu automatycznie przy każdym błędzie księgowym. Jeżeli zastosowanie znajduje art. 16a KKS i podatnik skutecznie koryguje deklarację lub księgę oraz reguluje zaległość, sytuacja prawna może być inna niż w przypadku czynu, którego nie można usunąć poprzez korektę.
Trzeba też pamiętać o terminie. Czynny żal jest bezskuteczny m.in. wtedy, gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.
Co zrobić po wykryciu błędu?
W praktyce bezpieczna kolejność działań powinna wyglądać następująco:
- ustalić, czego dotyczy błąd i z jakiego okresu pochodzi,
- określić jego wpływ na księgi oraz rozliczenia podatkowe,
- ustalić, kto był odpowiedzialny za wykonanie danego obowiązku,
- dokonać wymaganej korekty ksiąg lub deklaracji,
- uregulować ewentualną zaległość podatkową wraz z należnymi odsetkami,
- ocenić, czy zachodzą przesłanki zastosowania art. 16a KKS albo konieczność złożenia czynnego żalu na podstawie art. 16 KKS.
Największym błędem jest podejmowanie tych czynności bez wcześniejszego ustalenia, czy organ podatkowy lub organ ścigania nie podjął już działań dotyczących wykrytej nieprawidłowości. W takiej sytuacji kolejność działań może mieć bezpośrednie znaczenie dla możliwości skorzystania z instrumentów przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym.