Informacja o planowanej kontroli Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego (PANA) zwykle nie jest dla firmy audytorskiej wiadomością, na którą czeka się z niecierpliwością. Pojawia się dodatkowe napięcie, konieczność zaangażowania pracowników, uporządkowania dokumentacji i wygospodarowania czasu na kontakt z kontrolerami. Naturalną reakcją może być więc pytanie: jak sprawnie przejść przez kontrolę i jednocześnie nie dopuścić do sytuacji, w której sposób jej prowadzenia zacznie generować dodatkowe ryzyka?
Sama kontrola nie powinna jednak powodować „paraliżu” funkcjonowania firmy. Dla podmiotu, który prowadzi działalność audytorską, jest ona elementem systemu nadzoru, a zasady jej przeprowadzania nie powinny być zaskoczeniem. Znacznie większe znaczenie ma zatem to, w jaki sposób firma przygotuje się do kontroli i jak będzie współpracowała z osobami ją przeprowadzającymi.
Otrzymanie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie oznacza, że kontrola rozpoczyna się następnego dnia. Zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, kontrola może zostać wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Ten okres warto potraktować jako etap przygotowawczy, a nie jedynie czas oczekiwania na pojawienie się kontrolerów.
To dobry moment na sprawdzenie, czy dokumentacja, która może być przedmiotem kontroli, jest kompletna, uporządkowana i dostępna. Warto również ustalić, kto będzie odpowiadał za kontakt z Agencją, kto będzie przygotowywał odpowiedzi na pytania oraz kto będzie odpowiedzialny za przekazywanie kolejnych dokumentów. Takie przygotowanie ma znaczenie nie tylko organizacyjne, pozwala również ograniczyć ryzyko sytuacji, w której w trakcie kontroli okaże się, że firma nie jest w stanie szybko odnaleźć określonych materiałów albo zapewnić osoby posiadającej wiedzę potrzebną do udzielenia wyjaśnień.
Co warto sprawdzić przed rozpoczęciem kontroli?
W tym zakresie pomocne są materiały publikowane przez PANA. Agencja wskazuje w nich praktyczne wskazówki, które warto uwzględnić jeszcze przed rozpoczęciem czynności.
- Przede wszystkim firma powinna zapoznać się z obowiązującymi procedurami kontroli oraz zakresem wymaganych informacji i dokumentów. Istotne jest przy tym nie tylko zgromadzenie materiałów, ale również sprawdzenie, czy przekazywany zestaw jest kompletny.
- Jeżeli podczas przygotowania zostaną zauważone braki należy je uzupełnić, a w przypadku problemów z uzyskaniem określonych dokumentów poinformować o tym Agencję.
- Nie bez znaczenia pozostaje również forma dokumentacji. W przypadku kontroli prowadzonej zdalnie konieczne jest zapewnienie odpowiednich wersji elektronicznych dokumentów, w tym skanów dokumentacji papierowej.
- Firma powinna także uwzględnić konieczność tłumaczenia dokumentów na język polski. Oznacza to, że jeszcze przed kontrolą warto wiedzieć, kto i w jakim terminie będzie w stanie przygotować wymagane tłumaczenia.
- Nie mniej ważne jest zapewnienie odpowiedniej dostępności osób reprezentujących firmę. Kontrola nie powinna być uzależniona od obecności jednej osoby, której w danym momencie może zabraknąć z powodu urlopu, choroby czy innych obowiązków zawodowych.
Przygotowanie do kontroli powinno obejmować również kwestie związane z jej czasem trwania.
Art. 55 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców określa maksymalny łączny czas trwania kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym. Limity wynoszą odpowiednio 6 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców, 18 dni dla małych przedsiębiorców, 24 dni dla średnich przedsiębiorców oraz 48 dni dla pozostałych przedsiębiorców. Nie należy jednak zakładać, że sam ustawowy limit czasu oznacza możliwość odkładania odpowiedzi, dokumentów czy wyjaśnień na później. Wręcz przeciwnie – im sprawniej firma reaguje na działania kontrolujących, tym mniejsze jest ryzyko niepotrzebnego przedłużania poszczególnych etapów kontroli i powstawania dodatkowych wątpliwości. To właśnie terminowość zaczyna odgrywać tutaj szczególną rolę.
Utrudnienia kontroli – co należy przez to rozumieć?
Definicją utrudnienia kontroli będzie na pewno stwierdzenie, iż jest to pewnego rodzaju przeszkoda, która powoduje komplikacje w skutecznym przeprowadzeniu kontrola, a tym samym opóźnia uzyskanie celu kontroli PANA. Co istotne, nie każda sytuacja będzie stanowić utrudnienie kontroli. Ocena takiego zachowania powinna uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku. Znaczenie może mieć zarówno sam charakter uchybienia, jak i jego wpływ na przebieg kontroli oraz ustalenia dokonywane przez kontrolerów.
Problem pojawia się wtedy, gdy sposób działania firmy powoduje, że osoby kontrolujące nie mogą sprawnie wykonywać swoich obowiązków albo nie otrzymują w odpowiednim czasie materiałów potrzebnych do dokonania prawidłowych ustaleń. Może to dotyczyć przykładowo sytuacji, w której firma przekazuje istotne dokumenty dopiero po zakończeniu kontroli, mimo że wcześniej miała możliwość ich przedstawienia.
Warto pamiętać, że firma audytorska składa oświadczenie dotyczące kompletności akt i dokumentacji. Jednocześnie akta badania oraz akta atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju powinny zostać zamknięte nie później niż w terminie 60 dni od dnia sporządzenia odpowiednio sprawozdania z badania albo sprawozdania z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju. Z perspektywy kontroli oznacza to konieczność zachowania szczególnej dbałości o to, aby przekazywane informacje odpowiadały rzeczywistemu stanowi dokumentacji i były przedstawiane w odpowiednim momencie.
Terminowe przekazanie dokumentów ma jeszcze jeden wymiar, który łatwo przeoczyć. Kontrola nie sprowadza się przecież wyłącznie do przekazania materiałów i oczekiwania na ich ocenę. Jest również momentem, w którym firma audytorska może wyjaśnić określone okoliczności, przedstawić swoje argumenty i wskazać, dlaczego dane działanie zostało podjęte w określony sposób. Dokument przekazany odpowiednio wcześnie może więc stać się punktem wyjścia do rozmowy z kontrolerem.
Jeżeli natomiast zostanie przedstawiony dopiero pod koniec kontroli albo już po jej zakończeniu, jego znaczenie może zostać ocenione dopiero na dalszym etapie. Firma traci tym samym możliwość pełnego omówienia dokumentu z osobami kontrolującymi w momencie, w którym formułowane są ustalenia faktyczne. To właśnie dlatego terminowość nie powinna być traktowana wyłącznie jako kwestia formalna, a jako możliwość przedstawienia własnego stanowiska.
Jeżeli istotne wyjaśnienie lub dokument trafia do Agencji dopiero po zakończeniu kontroli, firma może oczywiście próbować przedstawić swoje argumenty w zastrzeżeniach do protokołu albo w toku dalszego postępowania. Jest to jednak inna sytuacja niż możliwość wyjaśnienia danej kwestii bezpośrednio podczas kontroli.
Przy ocenie danego uchybienia znaczenie będą miały m.in. zakres i skala uchybienia, charakter brakujących informacji, ich wpływ na ustalenia kontrolerów, wpływ na sprawny przebieg kontroli oraz szczególne okoliczności konkretnej sprawy.
Inaczej należy bowiem oceniać jednorazowe opóźnienie dotyczące dokumentu o marginalnym znaczeniu, a inaczej sytuację, w której firma konsekwentnie nie przekazuje materiałów, ignoruje wezwania albo przedstawia kluczowe informacje dopiero wtedy, gdy kontrola dobiega końca. W praktyce istotny jest więc nie tylko sam fakt uchybienia, ale również jego rzeczywisty skutek dla kontroli.
Jeszcze dalej idącą sytuacją jest niepoddanie się kontroli. W tym przypadku nie chodzi już tylko o utrudnianie poszczególnych czynności. Istotą jest zachowanie zmierzające do uchylenia się od kontroli, tzn. odmowa jej przeprowadzenia albo świadome działania prowadzące ostatecznie do uniemożliwienia jej przeprowadzenia.
Firma audytorska powinna zatem zapewnić taką organizację swojej działalności, aby kontrola mogła zostać przeprowadzona w przewidzianym prawem terminie. Nieobecność osoby prowadzącej firmę nie może sama w sobie oznaczać braku możliwości przeprowadzenia kontroli. W takich sytuacjach konieczne jest odpowiednie upoważnienie osoby, która będzie mogła reprezentować firmę i współpracować z kontrolerami.
Kiedy sytuacja zaczyna wyglądać poważniej?
Niepokój może budzić przede wszystkim powtarzalność określonych zachowań, tzn. jeżeli firma wielokrotnie występuje o zmianę terminu kontroli, nie odpowiada na próby kontaktu, nie zapewnia możliwości przeprowadzenia zaplanowanych spotkań albo powołuje się na brak możliwości poddania się kontroli, jednocześnie normalnie prowadząc działalność audytorską, okoliczności te mogą zostać poddane szczegółowej ocenie. Szczególnie istotne może być niestawianie się na kolejne spotkania z kontrolerami pomimo wyznaczania następnych terminów. W takiej sytuacji trudno mówić już wyłącznie o pojedynczym błędzie organizacyjnym. Z perspektywy organu może powstać pytanie, czy mamy do czynienia z przypadkowym uchybieniem, czy też z działaniem, którego rzeczywistym skutkiem jest uniemożliwienie albo poważne zakłócenie kontroli.
W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu. Kancelaria świadczy kompleksową pomoc prawną na rzecz firm audytorskich oraz biegłych rewidentów, obejmującą doradztwo i wsparcie już na etapie sporządzania zastrzeżeń do protokołu kontroli, reprezentację w postępowaniach prowadzonych przez PANA, a także reprezentację przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym oraz Naczelnym Sądem Administracyjnym wywołaną wniesieniem skargi na decyzję Agencji.