Kontrole prowadzone przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA) są jednym z kluczowych mechanizmów nadzoru nad działalnością firm audytorskich i biegłych rewidentów. Na 2026 rok PANA zaplanowała przeprowadzenie aż 180 kontroli.
Z perspektywy przedsiębiorcy kontrola nie powinna być postrzegana wyłącznie jako obowiązek, lecz jako proces, w którym przysługują mu konkretne prawa. Ich znajomość oraz aktywne wykorzystanie może znacząco wpłynąć na wynik kontroli oraz dalsze postępowanie.
Obowiązki przedsiębiorcy
Przedsiębiorca objęty kontrolą powinien przede wszystkim aktywnie współpracować z organem prowadzącym kontrolę. W praktyce oznacza to gotowość do udostępnienia wszelkich dokumentów i informacji, które pozostają w związku z zakresem kontroli, a także zapewnienie sprawnego dostępu do danych i systemów wykorzystywanych w działalności. Istotne jest również umożliwienie kontaktu z osobami zaangażowanymi w realizację usług objętych kontrolą, ponieważ ich wyjaśnienia mogą mieć znaczenie dla oceny sprawy.
Równie ważna jest odpowiednia organizacja przebiegu kontroli po stronie przedsiębiorcy. Dobrze sprawdzi się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z kontrolującymi oraz koordynację przekazywania materiałów. Pozwala to uniknąć chaosu informacyjnego, sprzecznych odpowiedzi lub przekazywania niekompletnych dokumentów, co często negatywnie wpływa na ocenę działalności.
Szczególnego znaczenia nabiera także terminowe wykonywanie czynności wskazanych przez organ. Odpowiedzi na wezwania, przekazywanie dokumentów czy składanie wyjaśnień powinny następować w określonych terminach, ponieważ ich niedotrzymanie może zostać ocenione jako brak współpracy. Zdarzają się jednak sytuacje, w których przedsiębiorca obiektywnie nie jest w stanie wywiązać się z obowiązków w terminie. Dotyczy to zwłaszcza jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie wszystkie czynności realizowane są przez jedną osobę.
Prawa przedsiębiorcy
Podmiot podlegający kontroli PANA korzysta z szeregu uprawnień, które mają zapewnić mu realny wpływ na przebieg postępowania. Jednym z podstawowych jest prawo do informacji, obejmujące możliwość uzyskania od organu danych dotyczących zakresu kontroli, jej podstawy prawnej oraz oczekiwanego zakresu współpracy. Przejrzystość działania organu ma w tym zakresie kluczowe znaczenie, ponieważ umożliwia przedsiębiorcy właściwe przygotowanie się do czynności kontrolnych.
Istotne pozostaje również prawo do czynnego udziału w kontroli, które pozwala przedsiębiorcy na składanie wyjaśnień, przedstawianie dokumentów oraz uzupełnianie materiału dowodowego. Aktywność przedsiębiorcy w tym zakresie ma istotne znaczenie, gdyż ograniczenie się do biernej postawy zwiększa ryzyko przyjęcia przez organ jednostronnej interpretacji stanu faktycznego. Orzecznictwo sądów administracyjnych podkreśla, że pominięcie stanowiska strony lub uniemożliwienie jej udziału może prowadzić do wadliwości postępowania.
Kolejnym uprawnieniem jest możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych w sytuacji, gdy są one prowadzone z naruszeniem przepisów lub wykraczają poza zakres upoważnienia. Choć jest to instrument wykorzystywany stosunkowo rzadko, może mieć znaczenie strategiczne, zwłaszcza w przypadku późniejszego kwestionowania działań organu.
Na szczególną uwagę zasługuje prawo do zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli. Jest to jeden z najważniejszych momentów całej procedury, ponieważ przedsiębiorca może wówczas przedstawić własną ocenę ustaleń organu oraz uzupełnić materiał dowodowy. Brak reakcji na etapie protokołu w praktyce znacząco ogranicza możliwości obrony w dalszych etapach postępowania, co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych.
Przedsiębiorca ma również prawo do obrony swoich interesów, w tym do korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który pomoże sformułować stanowisko w sposób uporządkowany, a także odpowiedzialny będzie za kontakt z organem.
Dobre praktyki w trakcie kontroli
Odpowiednie przygotowanie do kontroli oraz dobra organizacja działań w jej trakcie pozwalają ograniczyć ryzyko nieprawidłowości. Warto zadbać o wcześniejsze uporządkowanie dokumentacji i wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z PANA, co usprawnia komunikację i zmniejsza ryzyko przekazywania niespójnych informacji. Istotne znaczenie ma również bieżące dokumentowanie współpracy z organem, w tym potwierdzanie ustaleń w formie pisemnej oraz prowadzenie ewidencji przekazywanych dokumentów.
Istotnym, choć często niedocenianym elementem systemu nadzoru jest publikowany przez PANA plan kontroli. Organ okresowo publikuje plan kontroli na dany rok, w którym typuje konkretne podmioty, u których może być przeprowadzona kontrola. Dla przedsiębiorcy oznacza to realną możliwość wcześniejszego przygotowania się do potencjalnej kontroli.
Świadome i aktywne podejście do kontroli PANA wyraźnie zwiększa szanse na pozytywne zakończenie sprawy, a jednocześnie pozwala skuteczniej chronić interesy przedsiębiorcy na każdym etapie postępowania – także w razie jego dalszego prowadzenia przed organem lub sądem. Warto zadbać o odpowiednie wsparcie już na etapie przygotowania do kontroli, jak również w trakcie jej trwania, aby uporządkować działania i uniknąć błędów mogących mieć realny wpływ na wynik sprawy.
Jeżeli Twoja firma przygotowuje się do kontroli lub znajduje się już w jej trakcie, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.