Postępowanie wyjaśniające stanowi wstępny etap procedury dyscyplinarnej dotyczącej biegłych rewidentów. Jego zasadniczym celem jest ocena, czy zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przewinienia dyscyplinarnego zawiera wystarczające podstawy do wszczęcia dochodzenia dyscyplinarnego, czy też konieczne jest jego uzupełnienie albo uznanie, że brak jest przesłanek do dalszego procedowania sprawy.
Instytucja ta znajduje zastosowanie w szczególności w sytuacjach, gdy złożone zawiadomienie nie pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, czy zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia przewinienia dyscyplinarnego. Oznacza to, że zgłoszone okoliczności nie są całkowicie bezzasadne, ale jednocześnie nie dają jeszcze wystarczającej podstawy ani do wszczęcia dochodzenia, ani do jego odmowy bez dodatkowej analizy. W takich przypadkach konieczne jest zebranie lub doprecyzowanie informacji.
Na tym etapie Rzecznik dokonuje wstępnej analizy treści zawiadomienia oraz dostępnych informacji dotyczących sprawy. Nie prowadzi jeszcze postępowania przeciwko konkretnej osobie, lecz ocenia materiał pod kątem tego, czy może on wskazywać na naruszenie przepisów dotyczących wykonywania zawodu biegłego rewidenta, zasad etyki zawodowej, niezależności lub innych obowiązków wynikających z regulacji zawodowych.
W ramach postępowania wyjaśniającego Rzecznik może podejmować czynności zmierzające do uzupełnienia zgromadzonych danych. W szczególności może zwrócić się do osoby lub podmiotu, który złożył zawiadomienie, o przedstawienie dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. Czynności te służą doprecyzowaniu okoliczności sprawy oraz umożliwiają prawidłową ocenę, czy istnieją podstawy do wszczęcia dalszego etapu postępowania.
Postępowanie wyjaśniające nie ma charakteru pełnego postępowania dowodowego. Nie służy ustalaniu winy ani szczegółowemu badaniu odpowiedzialności konkretnego biegłego rewidenta, lecz pełni funkcję wstępną i pomocniczą. Jego celem jest wyłącznie zweryfikowanie, czy zgromadzone informacje uzasadniają przejście do etapu dochodzenia dyscyplinarnego, czy też sprawa nie wymaga dalszego procedowania.
Co do zasady, postępowanie wyjaśniające nie jest wszczynane w każdym przypadku. Ustawodawca przewiduje bowiem sytuacje, w których ten etap jest pomijany. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przewinienia dyscyplinarnego pochodzi od określonych podmiotów, takich jak:
- Krajowa Rada Biegłych Rewidentów,
- Agencja,
- Komisja Nadzoru Finansowego,
- Minister Sprawiedliwości,
- minister właściwy do spraw finansów publicznych.
W takich sytuacjach przyjmuje się, że charakter i źródło informacji pozwalają na bezpośrednią ocenę zasadności wszczęcia dochodzenia dyscyplinarnego, bez konieczności prowadzenia odrębnego etapu wyjaśniającego.
Istotną cechą tego etapu jest jego fakultatywność. Oznacza to, że nie w każdej sprawie musi on zostać przeprowadzony. Jeżeli już na podstawie treści zawiadomienia oraz dostępnych danych można stwierdzić istnienie uzasadnionego podejrzenia przewinienia, możliwe jest bezpośrednie wszczęcie dochodzenia dyscyplinarnego. Z drugiej strony, jeżeli sprawa jest niejasna, ale nie można jej od razu uznać za bezzasadną, postępowanie wyjaśniające pozwala uzupełnić braki informacyjne.
W praktyce postępowanie to pełni funkcję porządkującą i selekcyjną. Umożliwia ono weryfikację napływających zawiadomień i ograniczenie przypadków, w których wszczynane byłoby pełne dochodzenie bez wystarczających podstaw. Dzięki temu organ prowadzący postępowanie może skoncentrować się na sprawach rzeczywiście wymagających dalszego procedowania.
Po zakończeniu czynności wyjaśniających Rzecznik dokonuje ostatecznej oceny zgromadzonego materiału. Jeżeli informacje zebrane w toku tego etapu wskazują na istnienie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, wydawane jest postanowienie o wszczęciu dochodzenia dyscyplinarnego. Jeżeli natomiast takie podstawy nie zostały potwierdzone, postępowanie kończy się odmową wszczęcia dochodzenia.