Jednym z najważniejszych obszarów analizowanych podczas kontroli PANA pozostaje system zarządzania jakością. To właśnie tutaj pojawia się wiele nieprawidłowości – szczególnie w mniejszych firmach audytorskich.
Podstawowym pytaniem, które warto sobie zadać jeszcze przed kontrolą, jest to, czy system rzeczywiście odzwierciedla sposób działania firmy.
Samo posiadanie dokumentacji nie wystarcza.
Kontrolerzy oceniają przede wszystkim, czy system jest:
- aktualny,
- stosowany w praktyce,
- dopasowany do profilu działalności firmy.
Szczególne znaczenie ma analiza ryzyka.
Powinna ona odpowiadać na realne pytania dotyczące działalności firmy audytorskiej:
- czym firma się zajmuje,
- jakie ryzyka występują w jej działalności,
- jakie cele jakościowe zostały określone,
- jakie działania przewidziano jako reakcję na ryzyko.
W praktyce jednym z najczęściej podnoszonych problemów są systemy oparte wyłącznie na gotowych wzorach lub opracowaniach.
Dotyczy to zwłaszcza podmiotów korzystających z materiałów przygotowanych przez środowisko zawodowe. Sam szablon nie jest błędem, ale staje się problemem wtedy, gdy pozostaje jedynie formalnym dokumentem, który nie opisuje rzeczywistych procesów funkcjonujących w firmie.
System zarządzania jakością powinien zawierać własne rozwiązania, w tym:
- procedury,
- polityki,
- formularze,
- mechanizmy nadzoru i kontroli.
Kontrolerzy zwracają uwagę nie tylko na sam dokument, ale także na jego historię.
Dlatego warto zadbać o archiwum zmian systemu – szczególnie od czasu ostatniej kontroli. Pozwala to wykazać, że firma aktualizowała procedury wraz ze zmianą swojej działalności i identyfikowanych ryzyk.
Dobrą praktyką jest także okresowy przegląd systemu jeszcze przed kontrolą.
Pozwala on odpowiedzieć na kluczowe pytanie: czy dokumentacja opisuje realną firmę, czy jedynie formalny model, który nigdy nie został dostosowany do jej specyfiki?
W praktyce to właśnie ta różnica bardzo często decyduje o ocenie kontrolerów.