Jednym z najczęściej niedocenianych aspektów kontroli PANA pozostaje jej zdalny charakter.
Dla wielu firm oznacza to konieczność szybkiego udostępnienia dużych zasobów dokumentacji elektronicznej – często w bardzo krótkim czasie.
W praktyce nie ma wtedy miejsca na improwizację.
Każda firma audytorska ma obowiązek prowadzenia archiwum badań, które powinno być:
- kompletne,
- uporządkowane,
- łatwo dostępne,
- przygotowane do przekazania elektronicznego.
To szczególnie istotne, ponieważ po rozpoczęciu kontroli czas potrzebny na przekazanie materiałów jest bardzo krótki.
Jeżeli dokumentacja wymaga dopiero skanowania, kompletowania lub porządkowania, pojawia się realne ryzyko problemów organizacyjnych.
Jeszcze przed formalnym rozpoczęciem kontroli Agencja – na podstawie art. 111 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym – występuje o dokumenty potrzebne do jej zaplanowania.
Firma ma na ich przygotowanie co najmniej 14 dni, jednak zakres żądanych materiałów bywa szeroki. Najczęściej obejmuje kilka ostatnich lat działalności.
Dla mniejszych podmiotów jest to często duże wyzwanie organizacyjne.
Kontrola potrafi bowiem czasowo wyłączyć z bieżącej pracy kluczowe osoby odpowiedzialne za dokumentację i obsługę kontroli.
Dlatego warto odpowiednio wcześniej:
- przejrzeć akta badań,
- przygotować wymagane załączniki,
- sprawdzić kompletność archiwum,
- upewnić się, że dokumentacja jest w pełni cyfrowa.
Istotną rolę odgrywa również zaplecze techniczne.
Przekazywanie dokumentów do PANA wymaga sprawnego działania systemów informatycznych oraz odpowiedniego zabezpieczenia danych. Dokumenty muszą zostać prawidłowo przygotowane i zaszyfrowane.
Dlatego wiele firm korzysta ze wsparcia administratora IT lub osoby odpowiedzialnej za kwestie techniczne.
Warto również pamiętać, że większość pytań kontrolerów ma formę pisemną.
Spotkania online zwykle nie służą prowadzeniu rozbudowanych przesłuchań, lecz doprecyzowaniu wcześniej przekazanych odpowiedzi. Oznacza to, że największe znaczenie ma jakość i precyzja stanowisk przedstawianych na piśmie.
Dobre przygotowanie techniczne i organizacyjne nie eliminuje kontroli – ale znacząco ogranicza stres i ryzyko chaosu, które najczęściej pojawiają się właśnie na początku.